====== KM Declaraties zakelijke km met eigen vervoer ======

===== Declareren zakelijke ritten =====
Dat doe je uitsluitend via het "Declaratieformulier voor zakelijk gemaakte km met eigen vervoer"! (Natuurlijk heeft ieder merk auto zijn eigen app en kun je wellicht de data exporteren maar daar gaan we niet aan beginnen omdat er fiscaal nogal wat voorwaarden worden gesteld.).

Het formulier is een Excel template die je hier kunt vinden:

S:\Corporate\Office Documents\Accounting\ LOGIC KM Expense Form.xltx

Je kunt het formulier digitaal invullen, maar je mag het ook printen en in je auto invullen.

**Belangrijk om te weten is dat dit formulier fiscaal correct ingevuld moet zijn. Dat betekent concreet dat ALLE gevraagde informatie en velden ingevuld en gecontroleerd moeten zijn.** Zie hieronder wat dat betekent.

===== Invullen =====
  - Een formulier omvat de ritten die gemaakt zijn in 1 specifieke maand (bv maart 2024)
  - De definitie van een rit is: van A naar B. Dus rij je van Wessem naar Amsterdam en terug, dan zijn dat 2 ritten, elk met een begin en eind-km stand.
  - Een rit moet herleidbaar zijn naar je Outlook kalender. Dus ook als je op woensdagavond van thuis naar een hotel rijdt omdat je de dag erna op een beurs staat, dan staan die hotel overnachting en die beurs in je kalender compleet met NAW gegevens. Je geeft aan dat dit klopt met een “X” in de eerste kolom.
  - Verrekening vindt plaats in de maand die volgt op de maand waarin de ritten zijn gemaakt. Daarom lever (of stuur) je het formulier uiterlijk op de 7e van de volgende maand naar Gilbert ter accordering. Vervolgens zorgt Angela ervoor dat dit tijdig naar de salarisadministratie gaat. Bij afwezigheid van Gilbert neemt Angela de accordering over.
  - Formulieren die ouder zijn dan 2 maanden worden niet meer in behandeling genomen, tenzij er gegronde redenen zijn voor de vertraging.
  - Wellicht ten overvloede: alleen volledig ingevulde en ondertekende formulieren worden in behandeling genomen.