====== Orderafhandeling & Facturatie va. 2026 ======

Werkvolgorde na ontvangst klantenorder:

  - Zakenpartner aanmaken/aanvullen
  -   - Klant
  -   - Leverancier
  - klantorder aanmaken
  -   - Vooruitbetalingsfactuur maken
  - Bestellen bij Leverancier
  - Order bevestigen naar de Klant
  - Leveren aan de klant
  -   - Commercial Invoice maken
  - Factureren klant
  -   - Eerste Betalingsherinnering sturen
  -   - Laatste Betalingsherinnering sturen
  - betaling afwerken

===== Zakenpartner aanmaken/aanvullen =====

==== Nieuwe klanten ====
Een nieuwe klant is een //Account// waarvoor in CRM nog geen //Order// is aangelegd. Voordat we de klantenorder inbrengen moeten een aantal basisgegevens ingevuld worden:

=== Tab Locations ===

**VISIT ADDRESS**

Essentiëel om dit adres volledig in te vullen omdat je dit later kunt kopiëren naar het //Billing// of //Shipping// adres.

**BILL TO ADDRESS**

Eventueel met de knop //Copy to Billing Address// te kopiëren van het //visit Address//.

//Bill To Name// alleen invullen indien de bedrijfsnaam waar de factuur heen gaat afwijkt van de //Account Name//. (Vaker bij bedrijven met meerdere vestigingen of //Parent - Child// structuren.

//Bill To Department// indien de klant niks specificeert, hier invullen **Accounts Payable**.

//Accounts Payable// is een //Contact// die als placeholder dient voor een algemeen factuur email adres. Maak een //Contact// aan met als //Firstname// **Accounts Payable** en als //Last Name// **Account Name**. Bij klanten die geen algemeen factuur email adres hebben kies je hier voor de inkoper die de bestelling plaatst of de contactpersoon die in de bestelling genoemd wordt. Dit veld is nodig om onze factuur te versturen.

//General Purchasing// is een //Contact// die als placeholder dient voor een algemeen inkoop email adres. Maak een //Contact// aan met als //Firstname// **General Purchasing** en als //Last Name// **Account Name**. Bij klanten die geen algemeen inkoop email adres hebben kies je hier voor de inkoper die de bestelling plaatst of de contactpersoon die in de bestelling genoemd wordt. 

**SHIP TO ADDRESS**

Eventueel met de knop //Copy to Shipping Address// te kopiëren van het //visit Address//.

//Ship To Name// alleen invullen indien de bedrijfsnaam waar de levering heen gaat afwijkt van de //Account Name//. (Vaker bij bedrijven met meerdere vestigingen of //Parent - Child// structuren.

//Ship To Department// indien de klant niks specificeert, hier invullen **Goods Receiving**.

=== Tab Terms ===

**TERMS** 

In deze sectie invullen wat de algemene betalingscondities zijn en afspraken die gemaakt zijn.

**BILLING**

//Account Number// Het leveranciersnummer van Logic bij de klant, indien opgegeven in de bestelling. Dit nummer wordt op correspondentie naar de klant vermeldt.

//SAP B1 ZP Number// Bij bestaande klanten van Logic is dit het ZP-Nummer in de //Zakenpartner Stamgegevens// van SAP. Bij nieuwe klanten moet een uniek nummer gegenereerd worden. Gebruik hiervoor de //Flow// genaamd //Generate BP-Number//. Dit nummer wordt op correspondentie naar de klant vermeldt.

//Currency// Is de basis valuta van de klant, meestal EURO voor klanten binnen Europa.

//VAT number// is een verplicht veld voor klanten binnen de EU. Dit moet een geldig nummer zijn en moet verplicht voor EU-klanten op de factuur zichtbaar zijn ivm het aangeven en afdragen van bronbelasting. Bij nieuwe klanten moet dit nummer éénmalig gecontroleerd worden in de VIES-database:

https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation

**Indien blijkt dat het VAT Number niet geldig is, dan wordt de bestelling NIET geaccepteerd**. De klant zal het nummer moeten aanpassen of de naam van het bedrijf dat de bestelling plaatst. Zouden wij de bestelling wel accepteren en tot facturering overgaan, dan krijgen we problemen bij de belastingaangifte en een boete.

//VAT Required// moet "YES' zijn als de levering binnen NEDERLAND plaatsvindt. Dit veld wordt automatisch gezet afhankelijk van het veld //Ship to Country//.

**SHIPPING**

In geval een klant wenst om gebruik te maken van zijn eigen koerier, worden hier oa de koerier en het account nummer ingevuld. 
==== Bestaande klanten ====

Voor de eerste bestelling die een bestaande klant in 2026 plaatst zullen alle stamgegevens gecontroleerd en aangevuld moeten worden zoals beschreven in [[order_invoice_2026#Nieuwe klanten| Nieuwe klanten]]  
==== Leveranciers ====

In //CRM// is een leverancier in principe een //Account// met een aantal aangepaste settings.

De afwijkingen betreffen deze velden:

=== Tab Summary ===
 
**ACCOUNT INFORMATION**

//Relationship Type// moet gewijzigd worden in **Supplier**. Daarmee is deze //Account// in de basis omgezet  van klant naar Leverancier.

=== Tab Locations ===

** BILL TO ADDRESS**

//Bill to Department// vul hier in **Accounts Receivables**.

//Accounts Payable// wordt een //Contact// met //First name// **Accounts Receivables** en //Last name// de **Account Name** tenzij de Leverancier andere nomenclatuur opgeeeft.

=== Tab Terms ===

**BILLING**

//SAP B1 ZP Number// is een uniek nummer dat begint met een "S". Gebruik de //Flow// genaamd //Generate BP-Number// om dit nummer te creëeren.

//VAT Required// wordt automatisch op "Yes" gezet voor Leveranciers in Nederland. 

Voor de overige velden geldt wat is beschreven in [[order_invoice_2026#Nieuwe klanten | Nieuwe klanten]]



===== klantorder aanmaken =====

**NOTE: **indien dit een nieuwe klant is, of indien dit de eerste order is na 1 januari 2026, dan moeten de stamgegevens van de //Account// gecontroleerd en bijgewerkt worden vóórdat we de Klantorder in behandeling nemen.


Een //Order// kan op verschillende manieren gegenereerd worden:
  * Van een //Opportunity//
  * Van een //Quote//
  * Als //Clone// van een bestaande //Order//

Vanuit een //Quote// of als //Clone// van een bestaande //Order// verdienen de voorkeur omdat in die gevallen de benodigde data voor het grootste deel reeds ingevuld zijn. Niettemin moeten de velden van een //Order// **altijd** goed gecontroleerd worden voordat een bestelling bij een leverancier geplaatt wordt of een orderbevestiging naar de klant.

**De Klantorder (Bestelling van de klant) wordt via de Tab Related > Documents geupload naar de //Order//.**

 ==== Tab Summary ====

**ORDER INFORMATION**

//Order Document Number:// Dit is een uniek getal, gegenereerd door CRM, dat als referentie dient bij Bestellingen naar leveranciers, Orderbevestigingen naar klanten en pro-forma facturen.

//Name:// Beschrijving van de //Order//. Wordt automatisch overgenomen van de //Opportunity//, //Quote// of //Clone Order//. In dat laatste geval wordt de tekst **[Clone]** aan het begin toegevoegd telkens als het record ge-cloned wordt. Vanwege de overzichtelijkheid laten we alleen de eerste [Clone]  tekst staan.

//Payment Terms:// Normaliter is deze gelijk aan de //Quote//, of afspraken die tussen Verkoop en Klant gemaakt zijn. Indien deze alsnog afwijkt van de klantorder, dan is nadere afstemming met verkoop nodig voordat de //Order// verwerkt wordt.

//PO Number:// De Referentie op de klantorder.

**DATES**
//Requested Delivery Date:// De gewenste leverdatum van de klant zoals gemeldt op de klantorder. Indien de klant niks opgeeft, dan de datum van vandaag invullen. Hetzelfde geldt bij producten met onbekende leverdatum; zodra we een Orderbevestiging ontvangen van de leverancier met een leverdatum, dan wordt deze ingevuld in het veld //Warehouse Delivery Date// en wordt het //Requested Delivery Date// veld met minimaal 2 dagen later.

Uitzondering zijn momenteel Object code leveringen van Insyde en Tuxera;  deze worden uit consignatie voorraad geleverd of enkel gefactureerd. In dat geval zijn Requested en Warehouse gelijk. In beide gevallen vindt de inkoop dan ook pas plaats op het moment van levering.

//Copy ..... to Products:// Copieert respectivelijke datums naar de product regels.

//Order Confirmed by Supplier:// "Yes" na ontvangst van de orderbevestiging. Dit document wordt via de Tab Related > Documents geupload naar de //Order//.

//Order Confirmed to Customer:// "Yes" nadat deze verstuurd is.


==== Tab Shipping and Billing ====

Zie beschrijving bij [[order_invoice_2026#zakenpartner_aanmaken_aanvullen|Zakenpartner Aanmaken]].

Controleer deze velden in de //Order//:

**BILLING INFORMATION**

//VAT Required:// "Yes" indien de levering (SHIPPING INFORMATION) plaatsvindt in Nederland.

**SHIPPING INFORMATION**

//Shipping Method:// Is afhankelijk van de productregels.

**ORDER CONFIRMATION REMARKS**

Herhaal hier eventueel gemaakte afspraken met de klant, voorbehouden van onze leverancier (BV. "levertijden onder voorbehoud", "Onvoorwaardelijke levering", enz.).





===== Bestellen bij Leverancier =====

==== Tab Purchasing ====

Bij het aanmaken van de //Order// is het verplicht om ook de leverancier in te vullen. Zodra een //Supplier// geselecteerd is, dan worden //Accounts Receivables// en //General Purchasing// automatisch ingevuld.

//Country of Origin:// is leveranciers afhnakelijk. Meestal is dit het land waar de leverancier gevestigd is, maar bij bv Yamaichi is dit pas bekend bij de Order bevestiging. Dit veld wordt tijdens het vullen automatisch gekopieerd naar de product regels.

//Shipping method purchase:// Is afhankelijk van de product regels en of LOGIC deze producten uit eigen (consignatie)voorraad levert.

**PURCHASE ORDER REMARKS**
Hierin worden leveranciers of order specifieke opmerkingen geplaats, zoals: Customer name and Country, Serial numbers allocated from stock, etc.

==== Purchase Order maken ====

Dit is een semi-automatisch proces waarbij een standaard email voorbereidt wordt gericht aan de //Supplier Accounts Receivables// en de //Supplier General Purchasing// met daarin onze inkoop order in pdf formaat. De pdf wordt onder //Documents// opgeslagen en de email wordt bewaard onder de //Timeline//.


Klik in de menu balk boven in het scherm op //Create Document// om een pop-up venster te openen. Selecteer //Purchase Order// om de volgende dialoog te openen. Daarin hoeft normaliter alleen de dropdown met de //Sharepoint Locations// gewijzigd te worden in **CRM Site 1** of **Sharepoint Document Location <Kortste UID>**.


Klik vervolgens op //Create Document// en controleer de pdf op correctheid en volledigheid. Ontbreken er gegevens, dan zijn die in de //Order//  of //Order Products// niet goed ingevuld. Sluit het proces dan af door op het Close kruisje te klikken, pas de gegevens aan en herhaal de procedure.

Is de inkoop order correct, klik dan op //Finish//. De pdf wordt in //Documents// opgeslagen en de email met daarin de standaard tekst en pdf wordt geopend. Pas indien nodig de tekst aan en dru in de menu balk bovenaan in het scherm op //Send//. De email wordt uit naam van logisticsdesk verstuurd en verschijnt in de //Timeline//.

===== Order bevestigen naar de Klant =====

===== Vooruitbetalingsfactuur maken =====

In geval van een vooruitbetalingsverplichting van een klant, converteren we de //Quote// naar een //Order//. 

In de order wordt vervolgens een **Pro Forma Invoice** document opgesteld dat naar de klant wordt gestuurd. In de //Order Confirmation Remarks// kan additionele tekst opgenomen worden over de geldigheidsduur en voorwaarden voor betalingstermijn, alsmede informatie op welk moment wij een bestelling naar onze leverancier sturen.

Pas als de betaling binnen is, wordt de inkooporder naar de leverancier gemaakt. 

===== Leveren aan de klant =====

==== Commercial Invoice maken ====

===== Factureren klant =====

Na het sturen van de factuur naar de klant, moet (voorlopig) ook de factuur handmatig gestuurd worden naar Exact (verkoopfacturen).


==== Pro Forma Factuur ====
Indien de klant vooraf moet betalen, dan wordt bij de //Order// een Pro Forma Factuur gemaakt.

Na levering dient de klant een definitieve factuur te krijgen met het stempel **Paid**. Daarvoor wordt de //status// van de //Invoice// aeerst aangepast naar //Paid//. Als je daarna een factuur maakt, dan verschijnt bovenaan "PAID" in rood. Die factuur wordt dan alsnog naar de klant gestuurd. 

Pas als de klant betaald heeft en deze de definitieve "PAID" factuur krijgt, wordt diezelfde factuur (voorlopig) handmatig naar Exact gestuurd (exact Verkoopfactuur).
==== Eerste Betalingsherinnering sturen ====

==== Laatste Betalingsherinnering sturen ====

===== Betaling afwerken =====